ビジネスメールでは、通常、メールひとつに対してひとつのテーマを持つことが好ましいとされています。
けれども、複数のテーマを一つのメールで伝えたいと思うこともあるでしょう。その際、どのように文章を組み立てれば、相手にしっかりと伝わるのでしょうか？
この記事では、ビジネスメールでテーマを変更する際の効果的な書き方について解説します。これらの方法を参考にすることで、メール作成がよりスムーズに、かつ効率的になるでしょう。
ビジネスメールでの話題転換：直接伝える方法と接続詞の活用
ビジネスメールで別の話題に触れる必要がある時、どのようにしてスムーズに移行するかは重要なポイントです。
大きく分けて、次の3つのアプローチがあります。
１．明確に「別の話題に移りますが」と前置きする
２．話題転換をうまく伝える接続詞を使う
３．メールの冒頭で話題が複数あることを宣言する
これから、これらのテクニックについて詳しく説明していきます。
直接的に伝える方法
別の話題をメールで取り上げたい時、「別の話題ですが」や「話題を変えますが」といったフレーズを入れることが一番わかりやすい方法です。
これにより、受け手は明確に話題が変わることを理解できます。
話題転換の接続詞
新しい話題への移行をスムーズにするために、特定の接続詞が役立ちます。
ビジネスメールでは、「さて」「ところで」といった言葉がよく使われます。
以下に、話題転換に使える接続詞の例をいくつか挙げますが、特に「さて」や「ところで」はビジネスシーンで好まれる表現です。
・さて
・ところで
・では
・それでは
・次に
・ときに
ただし、「また」は追加情報を提示する際に使うことが多く、補足情報を提供する際に便利です。
そのため、話題を大きく変える際には注意が必要です。
初めに複数の話題を明示する
「本メールでは、二つのことをお伝えします。一つ目は～、二つ目は～です」といった形で、メールの最初に伝えたいことをリストアップする方法もあります。
このやり方なら、接続詞を使わなくても、メール内の異なる話題がはっきりと分かれていることを示せます。
ビジネスメールで異なる話題へと移行する際には、これらの方法を意識して使うと、よりクリアで効果的なコミュニケーションが可能になります。
ビジネスメールで話題を上手に切り替えるコツ
新しい話題への移行を明確に
ビジネスメールでは、新しい話題へ移る際にその目的をはっきりとさせることが大切です。
別のトピックについて話す理由やその目的を明確にすることで、相手にも内容が伝わりやすくなります。
スムーズな構成で話題を変える
話題を変える時は、前のトピックをしっかりと締めてから、新しい話題にうまく移りましょう。
話題の変更がスムーズに感じられるように、以下のような方法で情報を整理すると良いでしょう。
・時系列で情報を整理する
・重要なものから順に整理する
・サイズやスケールで整理する
トピック間のつながりを示す
新しい話題と前の話題の間のつながりを示すことも重要です。
関連性がない場合でも、その旨を明確に伝えることで、メールがより理解しやすくなります。
このアプローチにより、メールの受け手は話題の変更を自然に受け入れ、内容を理解しやすくなります。
場合によっては新しいメールを検討
これまで一つのメール内での話題変更について考えてきましたが、場合によっては新しいメールを始めるのも一つの方法です。
特に、以下のような状況では新しいメールを検討する価値があります。
既存メールで話題を変えるべき時:
１．新しい話題が前のメールと少しでも関連がある場合
２．トピックの変更がそれほど大きくない場合
新しいメールを作成すべき時:
１．新しい話題が前のメール内容と全く関連がない場合
２．トピックの変更が大きく、メールの主題と合わなくなる場合
３．既存のメールスレッドが長くなりすぎている場合
これらの点を考慮することで、ビジネスメールでのコミュニケーションをより効果的に行うことができます。
話題を切り替える時の丁寧な言い回し
「話題を変更することになりますが」という表現は、丁寧な会話でよく使われ、適切なマナーを示すものです。
このフレーズは問題なく使用できます。
また、同じような意味で使える他の表現としては以下が挙げられます。
・お話の内容を変えて恐縮ですが
・話の流れをご変更いただきますが
・ここで一つ、
・別の話題に移らせていただきますが
（参考）敬語のカテゴリー：
敬語には大きく分けてこの3つが存在します。
・尊敬語：相手の行動を敬う表現（例えば「ご覧になる」など）
・謙譲語：自己の行動を控えめに述べる表現（例えば「拝見する」など）
・丁寧語：一般的な丁寧な表現方法（例えば「です」「ます」の使用など）
まとめ
本文では、ビジネスメールで話題を変える際の丁寧な言い方や、敬語の適切な使い方について紹介しました。
「話題を変更することになりますが」という表現は、礼儀をわきまえたコミュニケーションに適しており、その他にも「お話の内容を変えて恐縮ですが」など、類似の表現が挙げられました。
これらの表現を使うことで、自然かつ丁寧に話題の移行を行うことができます。
また、敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類があることを説明し、それぞれの種類が持つ役割や具体的な使用例についても触れました。
尊敬語は相手の行動に敬意を表し、謙譲語は自分の行動を控えめに表現し、丁寧語は一般的な丁寧さを保つために用います。
この記事を通じて、ビジネスコミュニケーションにおける効果的な話題転換のテクニックと、相手に敬意を示す敬語の使い分けについての理解を深めることができたと思います。
今回の記事が快適な生活を送るお手伝いになれたら幸いです。
最後までお読み頂き有難うございました。
